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SHIELD Mail 관련 FAQ

서비스 관련​

Q1: SHIELD Mail은 어떤 솔루션인가요?​

SHIELD Mail은 기업 이메일에 첨부되는 문서 보안을 관리하는 솔루션입니다. DRM 문서와 Microsoft AIP 문서 간의 변환, 암호화 해제, 문서 접근 제어 등 다양한 보안 기능을 제공합니다.

Q2: SHIELD Mail의 주요 기능은 무엇인가요?​

SHIELD Mail의 주요 기능은 다음과 같습니다:

  • 첨부 파일 형식 변환 (DRM ↔ AIP)
  • 다중 도메인 지원
  • 조건부 정책 기반 보안 관리
  • 첨부 파일 암호화 해제
  • 대시보드를 통한 실시간 모니터링

Q3: SHIELD Mail 로그를 다운로드할 수 있나요?​

네, 가능합니다.

  1. 좌측 메뉴에서 [로그] 메뉴를 선택합니다.
  2. 상단에서 조회할 기간(1주, 6개월, 1년, 사용자 지정 기간)을 설정합니다.
  3. 화면 우측 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭하면, 표시할 로그 컬럼 항목을 선택할 수 있습니다. (예: 이벤트명, 처리 결과, 첨부 파일명 등)
  4. 검색 창에서는 송신자/수신자 기준으로만 검색할 수 있습니다. (다른 조건은 컬럼 설정을 통해 확인)
  5. 조건을 설정한 뒤 [다운로드] 버튼을 클릭하면, 선택한 조건에 맞는 로그가 CSV 파일 형식으로 내보내집니다.

CSV 파일은 Excel 등 스프레드시트 프로그램에서 열어 분석할 수 있으며, 보안 감사나 장애 원인 분석 시 유용하게 활용할 수 있습니다.

예시 :

  • “2025년 8월 1일에 수신된 메일 목록”을 확인하려는 경우, 조회 기간을 해당 날짜로 지정한 뒤 CSV로 다운로드합니다.
    • 이후 Excel에서 수신일자 컬럼을 기준으로 필터링하거나, 이벤트명·처리 결과를 조건으로 설정하여 필요한 로그만 확인할 수 있습니다.

도메인 설정 및 메일 릴레이​

Q4: SHIELD Mail에서 말하는 '릴레이'란 무엇인가요?​

SHIELD Mail에서 '릴레이'란 고객사의 메일 서버에서 SHIELD Mail을 통해 외부로 메일을 발송하는 과정을 의미합니다. 이 과정에서 첨부 파일에 대한 보안 정책이 적용됩니다.

Q5: 릴레이를 설정하기 위한 사전 조건은 무엇인가요?​

릴레이 설정을 위해서는 다음 조건이 필요합니다:

  1. 등록된 고객의 도메인 사용
  2. SHIELD Mail로 메일을 전달하는 메일 서버를 사전 등록
  3. 해당 메일 서버의 IP 또는 서버명(helo/ehlo) 지정

Q6: 메일 서버 등록 시 와일드카드 형식을 사용할 수 있나요?​

네, 메일 서버 등록 시 와일드카드 형식을 지원합니다. 예를 들어, Microsoft 365 서버를 등록할 경우 *.outbound.protection.outlook.com과 같은 형식으로 지정할 수 있습니다.

Q7: 도메인 정보는 어디에 등록하나요?​

도메인 정보는 S365 Built-in 프로필의 domainInfo 설정에 등록합니다. 다음과 같은 JSON 형식으로 설정합니다

[
  {
    "domain": "domain.com",
    "from": [
      "*.outbound.protection.outlook.com"
    ],
    "to": [],
    "alias": [],
    "desc": "도메인에 대한 메일 라우팅 설정"
  }
]

Q8: 변환할 메일 발송 서버 "from" 필드에는 무엇을 입력하나요?​

"from" 필드에는 SHIELD Mail로 메일을 전달하는 송신 메일 서버의 정보를 입력합니다. IP 주소나 서버명(와일드카드 형식 지원)을 지정할 수 있습니다.

Q9: 변환 후 메일 발송 서버 "to" 필드는 어떤 용도인가요?​

"to" 필드는 SHIELD Mail이 처리한 메일을 전달할 수신 메일 서버를 지정합니다. 도메인과 수신 메일 서버는 1:1 매핑이 필수입니다.

Q10: 여러 개의 도메인을 설정할 수 있나요?​

SHIELD Mail은 멀티 도메인을 지원합니다. 도메인별로 독립적인 메일 라우팅과 정책 설정이 가능합니다.

보안 정책 설정​

Q11: 특정 수신자에게만 보안 정책을 적용할 수 있나요?​

조건부 정책의 '조건' 설정에서 특정 도메인이나 이메일 주소를 지정하여 선택적으로 정책을 적용할 수 있습니다.

Q12: 첨부 파일 유형에 따라 다른 정책을 적용할 수 있나요?​

조건부 정책에서 첨부 파일 유형(일반 문서, DRM 암호화 문서, AIP 문서 등)에 따라 서로 다른 집행 정책을 설정할 수 있습니다.

Q13: 외부로 나가는 메일의 첨부 파일을 자동으로 암호화할 수 있나요?​

집행 정책의 '문서 변환 후 발신' 옵션을 사용하여 특정 조건(예: 외부 도메인 수신자)에 맞는 메일의 첨부 파일을 자동으로 DRM이나 AIP로 암호화할 수 있습니다.

문제 해결​

Q14: 릴레이 설정 후 메일이 전송되지 않습니다. 어떻게 해야 하나요?​

다음 사항을 확인해보세요:

  1. domainInfo에 등록한 도메인 정보가 정확한지 확인합니다.
  2. from 필드에 지정한 서버 정보가 실제 메일 서버와 일치하는지 확인합니다.
  3. SHIELD Mail 로그에서 오류 메시지 확인합니다.
  4. 방화벽이나 네트워크 설정에서 SHIELD Mail로의 연결이 허용되어 있는지 확인합니다.

Q15: 정책이 설정대로 적용되지 않습니다. 어떻게 해야 하나요?​

다음 사항을 확인해보세요:

  1. 정책의 우선순위 설정 확인합니다. (여러 정책이 충돌할 경우 우선순위가 높은 정책이 적용됨)
  2. 조건 설정이 정확한지 확인합니다.
  3. 대시보드에서 처리 현황 및 로그 검토합니다.
  4. 필요시 관리자에게 문의합니다.

Q16: 와일드카드 도메인 설정 시 주의사항이 있나요?​

와일드카드 도메인 설정 시에는 다음 사항에 주의하세요:

  1. 와일드카드(*)는 하나의 레벨만 대체합니다. (예: *.example.com은 sub.example.com은 매치하지만 sub.sub.example.com은 매치하지 않음)
  2. 너무 광범위한 와일드카드 설정은 보안 위험을 초래할 수 있으므로 필요한 범위로 제한합니다.
  3. 와일드카드 설정 후 테스트를 통해 의도한 대로 동작하는지 확인합니다.

Q17: Spamhaus(스팸하우스)에 등록되어 메일 전달이 실패합니다. 어떻게 조치하나요?​

아래 순서로 확인 → 예외등록 → 신원정합성 → 인증(SPF/DKIM/DMARC) 을 점검하세요.

1) Spamhaus 등록 여부 확인 및 해제 요청​

2) 수신 메일 서버의 스팸 예외(Allow) 등록​

3) SHIELD Mail 의 EHLO/HELO 관련 설정 확인​

  • EHLO/HELO 를 통한 송신하는 메일서버 정보 관리

    • 송신하는 메일서버명을 DNS 를 통해 IP 를 조회하여 접속한 IP 와 동일한지 판단하여 송신하는 메일서버의 유효성 검증합니다.

  • SHIELD Mail 에 송신하는 메일서버 정보 등록

    • SHIELD Mail config map 설정시
      • key 명: SENDER_HOSTNAME 
        SENDER_HOSTNAME=shieldmail-sender.security365.com
    • SHIELD Mail config.yaml 설정시
      • sender.hostname 
        sender:
          hostname: shieldmail-sender.security365.com

  • DNS 설정 확인

    • SENDER_HOSTNAME 에 등록된 도메인의 DNS 에 외부로 나갈 때 사용되는 SHIELD Mail 서버 IP 등록합니다.
    > nslookup shieldmail-sender.security365.com
    서버:    xxx.xxx.xxx.xxx
    Address:  yyy.yyy.yyy.yyy

    권한 없는 응답:
    이름:    shieldmail-sender.security365.com
    Address:  52.141.61.195

  • SMTP 프로토콜을 통한 확인 (디버그 모드일때만 표시)

    • SHIELD Mail SMTP 서비스 로그를 통한 EHLO 정보 확인합니다.
    connected to mx=MX-SERVER:25
    220 OSA0EPF000000CA.mail.protection.outlook.com Microsoft ESMTP MAIL Service ready at Tue, 26 Aug 2025
    EHLO shieldmail-sender.security365.com
    ...

4) 고객사의 SPF(Sender Policy Framework) 에 SHIELD Mail 서버 등록​

  • SPF란?

    • SPF(Sender Policy Framework) 는 스팸/피싱 메일을 방지하기 위해 발송 도메인에서 허용된 메일 서버(IP 또는 호스트)만을 인증하는 기술입니다.
    • 수신 서버는 발신자의 DNS 레코드에 등록된 SPF 정책을 확인하여, 해당 메일이 허용된 서버에서 보낸 것인지 판별합니다.

  • 등록 절차

    1. DNS 관리 콘솔 접속

      • 고객사에서 사용 중인 도메인의 DNS 관리 페이지(예: 도메인 등록업체, 클라우드 DNS 등)에 접속합니다.

    2. SPF 레코드 확인

      • 이미 TXT 타입의 SPF 레코드가 등록되어 있는지 확인합니다.
      • v=spf1 로 시작하는 레코드가 있다면 기존 레코드에 추가해야 합니다.
      • 없다면 새로 등록해야 합니다.

  • SPF 레코드 추가 / 수정

    • 주요 요소 설명:

      • v=spf1 : SPF 버전 표시
      • include: : 허용할 메일 발송 서버 도메인
      • ip4: 또는 ip6: : 직접 서버 IP를 등록할 때 사용
      • ~all : 그 외 서버에서 보낸 메일은 "SoftFail"(거부 가능) 처리

    • 작성 예시:

      • Google Workspace와 자사 메일 서버를 동시에 사용하는 경우:

        v=spf1 include:_spf.google.com include:mail.softcamp.co.kr ~all

      • 특정 IP만 허용하는 경우:

        v=spf1 ip4:203.0.113.10 ip4:203.0.113.11 ~all

  • 적용 확인

    • DNS 전파 시간(보통 수분~수시간 후) 이후, 다음과 같은 툴로 SPF 적용 여부를 확인합니다.

  • 주의사항

    • SPF 레코드는 도메인당 1개만 등록 가능합니다.
      • 중복 등록 시 인증 오류가 발생하므로, 반드시 하나의 레코드에 모두 통합해야 합니다.
    • SPF 레코드 문자열 길이는 최대 255자이므로, 너무 길어지면 관리가 어려워집니다.
    • -all(하드 페일) 대신 ~all(소프트 페일)을 권장합니다. 너무 엄격하게 설정하면 정상 메일도 차단될 수 있습니다.

Q18: 메일 전송 시 "NDR"이 발생했습니다. NDR은 무엇인가요?​

NDR(Non-Delivery Report, 배달 못함 보고서)란, 발송한 이메일이 수신자에게 정상적으로 전달되지 못했을 때 발신자에게 회신되는 오류 메시지를 의미합니다.

보통 다음과 같은 경우에 NDR이 생성됩니다:

  1. 수신자 주소 오류 – 존재하지 않는 이메일 주소일 때
  2. 메일 서버 문제 – 상대 서버가 다운되었거나 접근이 제한된 경우
  3. 스팸/보안 정책 차단 – SPF, DKIM, DMARC 정책 위반, 또는 수신 서버의 보안 정책 때문에 거부된 경우
  4. 메일함 용량 초과 – 수신자의 메일박스가 가득 찼을 때

대응 방법

  • NDR 메시지의 오류 코드를 확인하여 원인을 파악합니다.
  • 주소 오류라면 수신자 이메일 주소를 다시 확인합니다.
  • 정책 차단이라면 SPF/DKIM/DMARC 설정 및 수신 서버 보안 정책을 점검합니다.
  • 서버 장애라면 재발송하거나 관리자에게 문의합니다.